La adquisición y el almacenamiento de aquellos medicamentos necesarios para cubrir las actividades clínicas incluidas en la cartera de servicios de un hospital son dos de las principales tareas de gestión que realiza un Servicio de Farmacia. Debido a las restricciones de espacio y a la limitación de recursos económicos existentes en la mayoría de centros, hoy en día se considera prioritario que la gestión del stock de estos productos se dirija por estrategias de compra que permitan el almacenaje de la mínima cantidad de cada producto para asegurar, con cierto grado de certeza, que se podrá responder a su demanda en la clínica en un periodo determinado. La implementación de estrategias eficientes de gestión de stock puede conllevar importantes ahorros económicos1, especialmente si se tiene en cuenta que hasta un 35% de las compras en bienes y servicios en un hospital proceden del Servicio de Farmacia2.

Algunos de los sistemas clásicos de gestión de stock utilizados en los Servicios de Farmacia Hospitalaria son las Técnicas de Punto de Pedido, la clasificación ABC o el Lote Económico de Compras3,4. Con independencia del método empleado, la política de gestión ha de dar respuesta a dos preguntas fundamentales para cada producto: cuándo pedir y qué cantidad. Existen diferentes factores que condicionan la toma de decisiones. Por una parte, las fluctuaciones en la demanda y los diferentes plazos de entrega de los medicamentos obligan a establecer unos niveles mínimos de stock que, por motivos de seguridad, deben ser respetados. Por otro lado, el coste unitario del medicamento, los costes de almacenaje y el espacio disponible condicionan la cantidad máxima de medicamento que puede solicitarse en cada pedido. La política de gestión debe satisfacer las necesidades clínicas del hospital respetando las restricciones impuestas por el stock de seguridad y el stock máximo. Asimismo, se debe conseguir un stock medio lo más reducido posible sin que se dispare el número de pedidos de cada medicamento.

En esta difícil problemática, el conocimiento del comportamiento de la demanda juega un papel esencial. Desafortunadamente, la demanda es desconocida a priori por el Servicio de Farmacia, por lo que se recurre a hipótesis simplificadoras sobre el comportamiento de la misma. En particular, es sencillo encontrar reglas para la elección del stock de seguridad basadas en cálculos con la media y la desviación típica de la demanda6 o en datos correspondientes al mes del año anterior con mayor consumo7. Sin embargo, pese a que la sencillez de este tipo de reglas facilita su implementación, las decisiones tomadas a partir de ellas pueden conducir a considerar valores de stock de seguridad por debajo del nivel de riesgo que se pretende asumir o a la existencia de puntos de pedido ineficientes.

En contraposición con la simplicidad de la elección de parámetros basada en reglas heurísticas, es posible calcular relaciones matemáticas precisas que relacionan exactamente la cantidad de stock de seguridad necesaria para garantizar un cierto nivel de riesgo de rotura de stock. Por desgracia, estas fórmulas están basadas en una caracterización formal de la demanda como una variable aleatoria de tipo normal, binomial o de Poisson5, lo que constituye una hipótesis que bien pudiera no verificarse. No obstante, siempre es posible caracterizar experimentalmente el comportamiento de la demanda de un medicamento y determinar así el nivel de stock de seguridad en función del nivel de riesgo que se desea asumir y del número de días que se debe abastecer al hospital. En este artículo se presenta un método sencillo para llevar a cabo la citada caracterización experimental de la demanda. Para ello se utiliza el histórico de datos disponible sobre la misma. Asimismo, se compara esta metodología para la elección del stock de seguridad con otros métodos heurísticos utilizados en la práctica.

A la luz de los datos queda claro que el stock de seguridad establecido por el hospital es ligeramente insuficiente, pues aunque abastecería exitosamente con un 90% de probabilidad la demanda del hospital para un día, para dos días este porcentaje ya disminuye hasta el 70% de probabilidad. La cantidad proporcionada por el método propuesto por Alós Almiñana6 garantiza con un 100% de seguridad el stock para 3 días, con un 95% aproximadamente para 4 días y con un 90% para 6 días, tal y como puede comprobarse en la gráfica. No cabe duda de que se trataría de un stock de seguridad sólido, aunque la cifra es muy conservadora y exige un nivel considerable de stock inmovilizado. Por su parte, el método de Moyano Sierra7 garantiza en un 95% el stock para un día, en un 80% para dos días y un 70% para tres días. Como puede comprobarse, las diferentes cifras propuestas para el valor del stock de seguridad varían notablemente entre sí. Por lo tanto, convendría disponer de una cantidad menos agresiva que la utilizada por nuestro hospital y la fórmula de Moyano Sierra,7 y al mismo tiempo más eficiente que la propuesta por Alós Almiñana6. Para ello analizaremos las dos posibles causas que motivan la existencia de un stock de seguridad:

• 1.

  Retrasos inesperados en la entrega: en este caso se trata de un medicamento con tiempos de entrega bien establecidos y negociados con el proveedor. Pese a ello se supondrá un posible retraso máximo de dos días en la entrega, que es el tiempo normal de entrega de un nuevo pedido. Esto equivale a suponer que se ha dejado de recibir un pedido que se esperaba y se ha tenido que cursar un nuevo pedido. Asumiendo que la demanda ha sido igual a la media durante los días del retraso, se debería contar con un stock de seguridad de al menos 23 unidades (11,4 unidades × 2 días).

• 2.

  Demandas inesperadas: desde este punto de vista, el stock de seguridad debería venir dado por la diferencia entre la demanda máxima esperable durante los días que tarda en llegar un pedido normal y la demanda media. Diariamente cabe esperar una demanda de 11,4 unidades, por lo que se considerará como inesperado cualquier valor de la demanda por encima de este. En dicho caso el máximo número de días considerado es igual a 2. Tal y como se aprecia en la tabla 1, la demanda máxima esperable durante 2 días es de 79 unidades. Por otra parte, el consumo esperado es de 23 unidades durante ese periodo (11,4 unidades × 2 días). Por lo tanto, el stock de seguridad recomendado debería ser al menos de 56 unidades.

Si se asume que nunca van a concurrir estas dos circunstancias, es posible tomar como stock de seguridad el nivel más restrictivo de ambas, que para el medicamento estudiado sería de 56 unidades. Este valor se correspondería con un 90% de seguridad para dos días y un 80% para 3 días. Es evidente que esta cifra no garantiza el abastecimiento ante cualquier contingencia con un 100% de seguridad; para ello habría que tomar directamente la cifra correspondiente a la primera columna de la tabla 1 para el número de días deseado. El valor propuesto de 56 unidades rebaja esta cifra asumiendo que nunca se darán simultáneamente una situación de demanda máxima junto con una situación de retraso no esperado en la entrega de un pedido. Es decir, prepara el stock de seguridad para hacer frente a un caso extremo de uno de los dos supuestos que lo fundamentan, pero nunca a una situación en que concurran casos extremos de ambos supuestos a la vez. Este punto de partida permite calcular stocks de seguridad con un adecuado nivel de compromiso entre objetivos contrapuestos como son la minimización del nivel medio de stock y el riesgo de ruptura del mismo.

Finalmente, es destacable la notable diferencia existente en el valor del stock de seguridad en función de la regla utilizada para su cálculo, tal y como se ha demostrado en este artículo. Asimismo, también es reseñable que ninguna de las reglas heurísticas empleadas relaciona el valor propuesto para el stock de seguridad con el nivel de riesgo que se asume. Posiblemente esta sea la mayor ventaja del método propuesto para la elección del stock de seguridad, que permite conocer el nivel de riesgo asumido en su elección. Por tanto, permite diseñar una política de stocks de seguridad coherente con un nivel de riesgo adoptado.

Los autores declaran no tener ningún conflicto de intereses.